¿QUÉ ES UN FORMULARIO?
Hay dos formas de introducir datos en Access: 1. Hojas de datos 2. Formularios.
Del método que elijas depende de cómo usas una tabla:
Para una tabla en la que pocas veces se agreguen o cambian datos puedes elegir HOJAS DE DATOS.
Para una tabla en la que se ven, se introducen y se cambian datos, lo más indicado es el uso de Formularios.
Los formularios son elementos de una base de datos que se utilizan para visualizar e introducir información en las tablas, esto se hace con el fin de dar una mejor apariencia al trabajo de introducir y presentar la información.
Diseño de Formularios: Antes de crear un formulario, debes contestar ciertas preguntas para determinar la función del formulario y las fuentes de datos.
Las siguientes son unas preguntas sugeridas:
¿Usarás el formulario para agregar y modificar datos o solo para verlos?
¿Cuántas tablas deseas incluir?
¿Necesitas incluir gráficos para visualizar mejor la información?
¿Quiere imprimir el formulario?
CREA UN FLUJOGRAMA CON LOS SIGUIENTES DATOS:
Proceso para crear un formulario en el Modo de ver Diseño.
1. En la ventana Base de datos activar la ficha Formularios.
2. Pulsar el botón Nuevo, aparecerá el cuadro de dialogo Nuevo Formulario, en el cual debe seleccionar la manera como creará el formulario y la tabla o consulta que se utilizará
3. Seleccionar Modo de ver Diseño y en la lista desplegable elija la tabla de donde proviene los datos del objeto.
4. Presionar Aceptar y aparecerá la ventana de diseño Formulario1: Formulario en la que puede distribuir los campos que va a visualizar o editar.
5. Seleccione la opción Lista de Campos en el menú Ver para visualizar los campos de la tabla que se utilizarán en la creación del formulario. Escoger el caso que corresponda.
6. Haga clic sobre el campo que desea insertar al formulario Mantener la tecla Mayús (Shift) presionada y hacer clic en el último campo y selecciónalos todos.
7. Sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrástrelos hasta la parte inferior de la banda Detalle para incluirlos en el formulario.
8. Seleccione la opción Autoformato en el menú Formato y aparece el cuadro de dialogo AUTOFORMATO.
9. Elegir Piedra en el recuadro Formulario Autoformatos, pulsar el botón Aceptar.
10. Guardar el formulario.
CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE
El asistente ayuda a generar un formulario por medio de preguntas básicas como que campos desea incluir, el estilo del formulario. Puedes utilizar el asistente para organizar rápidamente los controles del formulario para la edición de los datos.
Proceso para crear un formulario con el asistente
1. En la ventana Base de datos activar la ficha formularios y pulsar el botón Nuevo.
2. En el cuadro de dialogo Nuevo Formulario seleccione Asistente para Formularios
Y elegir la tabla.
3. La tabla que se elige en el cuadro de dialogo Nuevo Formulario se utiliza como la fuente de datos predeterminada, es decir, los controles mostrarán información sobre dicha tabla.
4. Pulsar el botón aceptar y aparece la ventana Asistente para formularios preguntando por los campos que desea incluir.
5. Hacer clic en el botón Agregar todos para incluir los campos del recuadro Campos disponibles en Campos seleccionados.
6. Oprimir el botón Siguiente> y se activa una ventana preguntando por el tipo de distribución que desea aplicar al formulario.
7. Seleccionar el botón de opciones En columnas, oprimir siguiente> y aparecerá la ventana solicitando el estilo que se aplicará al formulario.
8. El asistente pedirá un título para el formulario y si desea modificar le diseño.
9. Activar el botón de opción Abrir el formulario para ver o introducir información.
10. Pulsar el botón Finalizar.
11. Esperar mientras el asistente crea el formulario y observe la ventana del formulario
¿QUE ES UN INFORME? Es un objeto de una base de datos que presenta información de una o varias tablas de manera impresa o en pantalla. Los datos pueden ser agrupados para presentarlos en forma compacta y reducida, incluyendo los totales de los campos numéricos, elementos gráficos, formatos de texto, encabezados o pie de páginas, la fecha, número de páginas, resúmenes.
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE
Una herramienta diseñada para facilitar la creación de informes son los asistentes, los cuales guían paso a paso el proceso de elaboración. Para dar un ejemplo se creará un informe de las asignaturas que están cursando los estudiantes, almacenados en la base de datos.
En la ventana Base de datos haga doble clic en la ficha Informes.
Clic en Crear un informae en vista de diseño.
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE
Una herramienta diseñada para facilitar la creación de informes son los asistentes, los cuales guían paso a paso el proceso de elaboración. Para dar un ejemplo se creará un informe de las asignaturas que están cursando los estudiantes, almacenados en la base de datos.
En la ventana Base de datos haga doble clic en la ficha Informes.
Pulse el botón Agregar todos para incluir los campos de la tabla Asignaturas en el informe
Haga clic en el botón Siguiente > y en la próxima ventana del asistente podrá elegir un nivel de agrupamiento
Seleccione el campo NombreAsignatura, pulse el botón Agregar para observar cómo quedará el informe.
Oprima el botón Siguiente > y podrá especificar el tipo de ordenamiento para los registros.
En la casilla 1 elija el campo CódAsignatura.
Oprima el botón Siguiente > y el asistente de informes preguntará por el tipo de distribución que desea aplicar.
Seleccione el botón de opción Bloque en el recuadro Distribución y pulse Siguiente >
Elija Corporativa y presione Siguiente >
Active la opción Vista previa del informe y pulse Finalizar.
Las consultas son uno de los objetos de una base de datos utilizados para localizar, ordenar y extraer un conjunto de los registros que cumplan determinados criterios y condiciones. Por ejemplo, de esta manera, puede consultar la base de un registro académico y visualizar aquellos estudiantes que han aprobado la asignatura Ingles o tal vez desee consultar los puntajes de la asignatura Algebra y obtener el promedio.
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Las consultas pueden recopilar datos de múltiples tablas relacionadas y realizar alguna acción sobre los registros o simplemente mostrarlos.
Algunos ejemplos de consulta:
1. ¿Cuál fue el mejor vendedor del almacén?
2. ¿En qué fecha ingreso Alberto Zapata a la compañía?
3. Los estudiantes tienen una nota apreciativa del 2% calculada sobe el examen final.
Existen tres tipos de consulta:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación
Retomando la aplicación Access del paquete Office veremos a continuación algunas de estas herramientas (funciones) según su función.
Herramientas de Relaciones: Es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común
Herramientas de Consultas: Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla
Herramientas de Formularios: Sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta
Herramientas de informes: Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos
Hay dos formas de introducir datos en Access: 1. Hojas de datos 2. Formularios.
Del método que elijas depende de cómo usas una tabla:
Para una tabla en la que pocas veces se agreguen o cambian datos puedes elegir HOJAS DE DATOS.
Para una tabla en la que se ven, se introducen y se cambian datos, lo más indicado es el uso de Formularios.
Los formularios son elementos de una base de datos que se utilizan para visualizar e introducir información en las tablas, esto se hace con el fin de dar una mejor apariencia al trabajo de introducir y presentar la información.
Diseño de Formularios: Antes de crear un formulario, debes contestar ciertas preguntas para determinar la función del formulario y las fuentes de datos.
Las siguientes son unas preguntas sugeridas:
¿Usarás el formulario para agregar y modificar datos o solo para verlos?
¿Cuántas tablas deseas incluir?
¿Necesitas incluir gráficos para visualizar mejor la información?
¿Quiere imprimir el formulario?
CREA UN FLUJOGRAMA CON LOS SIGUIENTES DATOS:
Proceso para crear un formulario en el Modo de ver Diseño.
1. En la ventana Base de datos activar la ficha Formularios.
2. Pulsar el botón Nuevo, aparecerá el cuadro de dialogo Nuevo Formulario, en el cual debe seleccionar la manera como creará el formulario y la tabla o consulta que se utilizará
3. Seleccionar Modo de ver Diseño y en la lista desplegable elija la tabla de donde proviene los datos del objeto.
4. Presionar Aceptar y aparecerá la ventana de diseño Formulario1: Formulario en la que puede distribuir los campos que va a visualizar o editar.
5. Seleccione la opción Lista de Campos en el menú Ver para visualizar los campos de la tabla que se utilizarán en la creación del formulario. Escoger el caso que corresponda.
6. Haga clic sobre el campo que desea insertar al formulario Mantener la tecla Mayús (Shift) presionada y hacer clic en el último campo y selecciónalos todos.
7. Sin soltar el botón izquierdo del mouse, arrástrelos hasta la parte inferior de la banda Detalle para incluirlos en el formulario.
8. Seleccione la opción Autoformato en el menú Formato y aparece el cuadro de dialogo AUTOFORMATO.
9. Elegir Piedra en el recuadro Formulario Autoformatos, pulsar el botón Aceptar.
10. Guardar el formulario.
CREAR UN FORMULARIO CON EL ASISTENTE
El asistente ayuda a generar un formulario por medio de preguntas básicas como que campos desea incluir, el estilo del formulario. Puedes utilizar el asistente para organizar rápidamente los controles del formulario para la edición de los datos.
Proceso para crear un formulario con el asistente
1. En la ventana Base de datos activar la ficha formularios y pulsar el botón Nuevo.
2. En el cuadro de dialogo Nuevo Formulario seleccione Asistente para Formularios
Y elegir la tabla.
3. La tabla que se elige en el cuadro de dialogo Nuevo Formulario se utiliza como la fuente de datos predeterminada, es decir, los controles mostrarán información sobre dicha tabla.
4. Pulsar el botón aceptar y aparece la ventana Asistente para formularios preguntando por los campos que desea incluir.
5. Hacer clic en el botón Agregar todos para incluir los campos del recuadro Campos disponibles en Campos seleccionados.
6. Oprimir el botón Siguiente> y se activa una ventana preguntando por el tipo de distribución que desea aplicar al formulario.
7. Seleccionar el botón de opciones En columnas, oprimir siguiente> y aparecerá la ventana solicitando el estilo que se aplicará al formulario.
8. El asistente pedirá un título para el formulario y si desea modificar le diseño.
9. Activar el botón de opción Abrir el formulario para ver o introducir información.
10. Pulsar el botón Finalizar.
11. Esperar mientras el asistente crea el formulario y observe la ventana del formulario
¿QUE ES UN INFORME? Es un objeto de una base de datos que presenta información de una o varias tablas de manera impresa o en pantalla. Los datos pueden ser agrupados para presentarlos en forma compacta y reducida, incluyendo los totales de los campos numéricos, elementos gráficos, formatos de texto, encabezados o pie de páginas, la fecha, número de páginas, resúmenes.
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE
Una herramienta diseñada para facilitar la creación de informes son los asistentes, los cuales guían paso a paso el proceso de elaboración. Para dar un ejemplo se creará un informe de las asignaturas que están cursando los estudiantes, almacenados en la base de datos.
En la ventana Base de datos haga doble clic en la ficha Informes.
Clic en Crear un informae en vista de diseño.
CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE
Una herramienta diseñada para facilitar la creación de informes son los asistentes, los cuales guían paso a paso el proceso de elaboración. Para dar un ejemplo se creará un informe de las asignaturas que están cursando los estudiantes, almacenados en la base de datos.
En la ventana Base de datos haga doble clic en la ficha Informes.
Pulse el botón Agregar todos para incluir los campos de la tabla Asignaturas en el informe
Haga clic en el botón Siguiente > y en la próxima ventana del asistente podrá elegir un nivel de agrupamiento
Seleccione el campo NombreAsignatura, pulse el botón Agregar para observar cómo quedará el informe.
Oprima el botón Siguiente > y podrá especificar el tipo de ordenamiento para los registros.
En la casilla 1 elija el campo CódAsignatura.
Oprima el botón Siguiente > y el asistente de informes preguntará por el tipo de distribución que desea aplicar.
Seleccione el botón de opción Bloque en el recuadro Distribución y pulse Siguiente >
Elija Corporativa y presione Siguiente >
Active la opción Vista previa del informe y pulse Finalizar.
Las consultas son uno de los objetos de una base de datos utilizados para localizar, ordenar y extraer un conjunto de los registros que cumplan determinados criterios y condiciones. Por ejemplo, de esta manera, puede consultar la base de un registro académico y visualizar aquellos estudiantes que han aprobado la asignatura Ingles o tal vez desee consultar los puntajes de la asignatura Algebra y obtener el promedio.
Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos. Las consultas pueden recopilar datos de múltiples tablas relacionadas y realizar alguna acción sobre los registros o simplemente mostrarlos.
Algunos ejemplos de consulta:
1. ¿Cuál fue el mejor vendedor del almacén?
2. ¿En qué fecha ingreso Alberto Zapata a la compañía?
3. Los estudiantes tienen una nota apreciativa del 2% calculada sobe el examen final.
Existen tres tipos de consulta:
De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
De acción: altera el contenido de registros en una única operación
Retomando la aplicación Access del paquete Office veremos a continuación algunas de estas herramientas (funciones) según su función.
Herramientas de Relaciones: Es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común
Herramientas de Consultas: Son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla
Herramientas de Formularios: Sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta
Herramientas de informes: Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos
